DESAIN DAN PENGENDALIAN ORGANISASI INTERNASIONAL

BAB 14

DESAIN DAN PENGENDALIAN ORGANISASI INTERNASIONAL

A.  ULASAN SINGKAT

Desain organisasi merupakan pola keseluruhan dari komponen struktural dan konfigurasi yang digunakan untuk mengelola keseluruhan organisasi. Desain yang paling sesuai dari suatu organisasi tergantung pada beberapa faktor. Para manajer juga menyadari bahwa desain organisasi merupakan suatu proses yang evolusioner. Ketika suatu perusahaan pertama kali mulai beroperasi secara internasional, mereka biasanya harus mengubah desainnya dalam satu cara atau lebih. Perubahan tersebut dapat melibatkan pendekatan wajar, kemudian menciptakan sebuah divisi internasional.

Setelah sebuah perusahaan telah menetapkan sebuah eksistensi internasional  yang signifikan, mereka biasanya akan mengembangkan suatu desain organisasi global. Pendekatan yang paling umum untuk desain organisasi global adalah desain produk global, desain area global, desain fungsional global, desain pelanggan global, serta desain matriks global. Masing-masing pendekatan tersebut memiliki keunggulan dan kelemahan tersendiri dan satu pendekatan dapat lebih sesuai untuk beberapa perusahaan dibandingkan yang lainnya. Tentu saja, banyak perusahaan yang sebenarnya menggunakan desain global hybrid yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka.

Sejumlah MNC juga harus membuat keputusan lain terkait desain organisasi. Keputusan paling penting adalah yang terkait dengan sentralisasi versus desentralisasi, peran dari dewan direksi anak perusahaan serta mekanisme koordinasi mana yang akan digunakan. Jaringan manajemen informal merupakan mekanisme yang sangat berguna untuk koordinasi.

Pengendalian merupakan proses mengawasi dan mengatur aktivitas dari suatu perusahaan sehingga komponen yang ditargetkan dari kinerja tercapai dan terpelihara. Bagi suatu MNC, pengendalian harus dikelola baik pada level perusahaan maupun pada masing-masing anak perusahaan. Sebagian besar MNC biasanya menetapkan pengendalian pada tiga level. Pengendalian strategis mengawasi seberapa baik suatu perusahaan internasional merumuskan strategi dan mencoba mengimplementasikannya. Pengendalian keuangan merupakan area khusus yang penting dari pengendalian strategis dalam bisnis internasional karena pengendalian keuangan yang buruk dapat melemahkan kemampuan suatu perusahaan untuk bersaing secara global. Pengendalian organisasi melibatkan desain dari perusahaan. Ketiga bentuk dasar dari pengendalian organisasi adalah pengendalian pusat pertanggungjawaban, pengendalian strategis generik, dan pengendalian proses perencanaan. Pengendalian operasi secara khusus berfokus pada prosedur dan sistem informasi dalam perusahaan.

Ketika perusahaan internasional menetapkan sistem pengendalian, pertama mereka menetapkan standar pengendalian , kemudian mengukur kinerja aktual. Selanjutnya mereka membandingkan kinerja terhadap standar dan menanggapi penyimpangan. Teknik-teknik pengendalian dasar meliputi sistem akuntansi, prosedur dan rasio kinerja. Para manajer internasional juga perlu memahami aspek perilaku dari pengendalian, seperti mengapa orang menolak pengendalian dan bagaimana mengatasi penolakan tersebut. Faktor-faktor budaya merupakan unsur yang penting dalam menghadapi aspek perilaku dari pengendalian.

B.  PERTANYAAN DISKUSI

14-10.  Jika suatu organisasi mulai beroperasi dengan sebuah perspektif-global, akankah mereka perlu mengalami setiap dampak awal dari aktivitas internasional pada desain organisasi? Mengapa atau mengapa tidak?

ü  Ya, suatu strategi yang ditujukan untuk peningkatan internasionalisasi akan memiliki dampak pada desain organisasi perusahaan tersebut. Contohnya, meskipun Lenovo baru berumur sekitar 30 tahun perusahaan tersebut telah melalui lusinan perubahan besar dalam desain organisasi, begitu juga ratusan perubahan yang dihadapi.

14-11.    Apakah para manajer dari perusahaan internasional perlu mendekati desain organisasi dengan cara berbeda dari mitranya di perusahaan domestik? Mengapa atau mengapa tidak?

ü  Ya perlu, ketika menjual ke para pelanggan asing memiliki perbedaan penting disbanding ketika menjual ke pelanggan domestik, departemen ekspor dapat melaluinya dengan hanya mengetahui sedikit mengenai pasar asing. Namun demikian, seiring meningkatnya aktivitas internasional, perusahaan biasanya menemukan suatu departemen ekspor tidak lagi melayani kebutuhan mereka, Segera setelah sebuah perusahaan memutuskan untuk menempatkan para pegawainya atau mendirikan anak perusahaan asing untuk memproduksi, mendistribusikan, atau memasarkan produk-produknya, tanggung jawab manajerial, kerumitan koordinasi, serta persyaratan informasi semuanya berkembang diluar kemampuan dan keahlian departemen ekspor. Pengetahuan mengetahui pasar asing menjadi semakin penting sehingga metode-metode baru untuk mengorganisasi mungkin dibutuhkan.

14-12.    Bagaimana pendekatan produk, area, fungsional, dan pelanggan global terhadap desain organisasi berbeda? Bagaimana persamaannya?

ü  Masing-masing pendekatan tersebut memiliki keunggulan dan kelemahan tersendiri, dan satu pendekatan dapat sesuai untuk beberapa perusahaan dibandingkan yang lainnya. Setiap bentuk organisasi internasional yang dijelaskan mewakili suatu jenis yang ideal atau murni, seperti yang ditentukan sebagian melalui ukuran, strategi, teknologi, lingkungan, dan budaya perusahaan.

14-13.    Mengapa suatu desain matriks global sifatnya hampir selalu transisional?

ü  Dengan menggunakan sebuah desain matriks global, suatu perusahaan dapat membentuk kelompok produk spesifik yang terdiri dari para anggota departemen fungsional yang telah ada. Kelompok produk ini kemudian dapat merencanakan, mendesain, mengembangkan, memproduksi, dan memasarkan produk-produk terbarunya dengan input  yang sesuai dari masing-masing area fungsional. Melalui tindakan tersebut perusahaan dapat mendukung keahlian fungsional dan produk dari para pegawainya. Setelah suatu tugas pengembangan produk diselesaikan, kelompok produk dapat dibubarkan; anggota-anggotanya kemudian akan berpindah ke penugasan baru. Tentu saja, pengaturan matriks lainnya akan mungkin dilakukan.

14-14.    Mengapa pengendalian merupakan fungsi manajemen yang penting dalam bisnis internasional?

ü  Karena pengendalian merupakan proses dalam mengawasi kinerja berkelanjutan dan membuat perubahan-perubahan yang diperlukan untuk menjaga perusahaan tetap bergerak ke arah tujuannya.

Terdapat tiga level utama di mana pengendalian diimplementasikan dan dikelola dalam sebuah bisnis internasional yaitu pengendalian strategis, organisasi, dan operasi.

1.      Pengendalian strategis mengawasi seberapa baik suatu perusahaan internasional merumuskan strategi dan mencoba mengimplementasikannya.

2.      Pengendalian organisasi melibatkan desain dari perusahaan, bentuk dasar dari pengendalian organisasi adalah pengendalian pusat pertanggungjawaban, pengendalian strategis generik, dan pengendalian proses perencanaan.

3.      Pengendalian operasi berfokus pada proses dan sistem operasi dalam perusahaan dan anak perusahaannya serta unit operasinya.

14-15.    Apakah menurut Anda ketiga jenis umum dari pengendalian organisasi internasional terpisah satu sama lain? Jelaskan alasan Anda!

ü  Ya terpisah, karena ketiga jenis umum dari pengendalian tersebut berbeda namun ketiga jenis umum tersebut mempunyai keterkaitan satu sama lain karena ketiga jenis umum dari pengendalian organisasi internasional masing-masing memiliki peranan pentingnya sendiri, ketiga jenis umum dari pengendalian ini juga penting secara bersamaan sebagai sebuah kerangka kerja pengorganisasian bagi para manajer yang digunakan dalam pendekatan pengendalian internasional dari sebuah perspektif yang komprehensif dan terintegrasi.

14-16.    Bentuk manakah dari sistem pengendalian yang paling Anda inginkan dan paling Anda hindari untuk pekerjaan Anda sendiri? Mengapa?

ü  Menurut kelompok kami, sistem pengendalian yang kami inginkan yaitu pengendalian strategis, pengendalian operasi, dan pengendalian organisasi karena ketiga pengendalian tersebut merupakan tiga level utama dimana pengendalian dapat diimplementasikan dan dikelola dalam sebuah isi dan ketiga level ini penting secara bersamaan sebagai sebuah kerangka kerja pengorganisasian bagi para manajer yang diinginkan dalam pendekatan pengendalian internasional dari sebuah perspektif yang komprehensif dan terintegrasi. Untuk pengendalian yang harus dihindari menurut kelompok kami tidak ada yang perlu dihindari karena ketiga level pengendalian  itu sudah menjadi kerangka kerja dalam suatu perusahaan atau pekerjaan.

14-17.  Teknik pengendalian manakah yang paling mungkin disesuaikan ke peraturan internasional? Manakah yang hanya ekstensi dari operasi domestik?

ü  Teknik pengendalian yang mungkin disesuaikan ke peraturan internasional yaitu sistem akuntansi karena prosedur-prosedur dalam sistem akuntansi ini diatur sangat ketat dan harus mengikuti metode—metode yang telah ditetapkan oleh pemerintah nasional.

C.  MEMBANGUN KETRAMPILAN GLOBAL

Diasumsikan bahwa kelompok kami merupakan dewan direksi dari suatu perusahaan besar, Unipro Incorporated, yang selama beberapa tahun mengikuti suatu strategi produk tunggal. Mereka memproduksi pesawat jet kecil dan menjualnya ke seluruh dunia. Produk-produknya yang merupakan pemimpin di pasar Amerika Utara, Asia, dan Eropa juga laris di Amerika Selatan dan Afrika. Oleh karena strategi produk tunggalnya, Unipro membuat suatu desain organisasi fungsional global, yang masih digunakan.

Dewan memiliki kekhawatiran terhadap ketergantungan perusahaan pada produk tunggal, sehingga beberapa tahun yang lalu mereka memutuskan untuk mendiversifikasi perusahaan. Selama empat tahun perusahaan telah membeli beberapa bisnis lain:

1.  General Chemical (berbasis di Inggris, hampir 90% dari pendapatannya berasal dari Eropa)

2.  Total Software (berbasis di Kanada; sebagian besar pendapatannya berasal dari Amerika Utara dan Eropa)

3.  Pleasure Park (sebuah taman hiburan di Jepang)

4.  Fundamental Foods (sebuah perusahaan pemrosesan makanan besar dengan operasi yang kuat di Amerika Serikat, Eropa, dan Jepang)

Saat ini strategi diversifikasi Unipro telah diimplementasikan secara penuh, kami sebagai dewan melihat bahwa perlu untuk mengubah desain organisasi perusahaan agar sesuai dengan bauran bisnis yang baru. Hanya didasarkan pada informasi yang kami punya, kami bertugas merancang sebuah desain organisasi baru untuk perusahaan.

14-18.    Bagaimana persamaan dan perbedaan desain organisasi kelompok Anda dengan kelompok lain? (dalam hal ini kami mengambil kelompok lain itu adalah desain sebelumnya dari perusahaan)

ü  Kami mencoba desain dari Unipro Corporated yang pada awalnya menggunakan desain fungsional global. Kami mencoba merubah desain dari fungsional  global menjadi desain pelanggan global. Dengan merubah desain pelanggan global harapan dari kami Unipro dapat melayani keinginan dari setiap pelanggannnya yang beraneka ragam. Desain ini juga banyak sekali oleh perusahaan ternama lainnya seperti Kodak. Dalam hal ini Kodak menggunakan desain pelanggan global yang bertujuan untuk berbagai kelompok pelanggan yang ditargetkan oleh suatu perusahaan berbeda sehingga banyak membutuhkan pendekatan pemasaran yang sangat beragam. Kami kira itu merupakan persamaan desain yang digunakan oleh Unipro dengan perusahaan Kodak.

14-19.    Apa yang Anda lihat sebagai keunggulan dan kelemahan terbesar dari desain organisasi kelompok Anda?

ü  Untuk keunggulan terbesar dari desain kami yang baru yakni kami dapat memenuhi permintaan pelanggan yang berbeda-beda dengan pendekatan yang berbeda pula. Untuk kelemahannya sendiri mungkin perusahaan masih kurang fokus dengan desain yang kami rancang ini. Mungkin perusahaan kurang fokus dalam memenuhi kebutuhan dari pelanggan yang beraneka ragam dikarenakan banyaknya perbedaan permintaan untuk setiap pelanggannya dan ini sangat menguras banyak waktu dan tenaga dikarenakan untuk mengurusi masalah seperti ini.

14-20.    Apa informasi tambahan yang akan mempermudah Anda dalam mengembangkan suatu desain organisasi baru untuk Unipro?

ü  Untuk informasi tambahan yang mempermudah dalam mengembangkan desain baru sendiri untuk Unipro yakni kami lebih mudah untuk mengetahui dan mengelompokkan permintaan pelanggan yang beraneka ragam.