Paper Manajemen Operasional

PAPER MANAJEMEN OPERASIONAL

MANAJEMEN PEMELIHARAAN

PADA UNIVERSITAS PEMBANGUNAN PANCA BUDI

 

Oleh:

RACHMAWATI TUS S                                  13080574109

UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA

FAKULTA EKONOMI

S1 MANAJEMEN

2013

MANAJEMEN PEMELIHARAAN

PADA UNIVERSITAS PEMBANGUNAN PANCA BUDI

MANAJEMEN PEMELIHARAAN SARANA PRASARANA PADA UNIVERSITAS

1. KLASIFIKASI PEMELIHARAAN SARANA PRASARANA

Pemeliharaan sarana prasarana yang dilakukan di universitas adalah dalam upaya untuk menunjang peningkatan kualitas pelayanan terhadap kegiatan Tridharma Perguruan Tinggi. Pemeliharaan yang dilakukan oleh universitas tidak saja kepada asset Universitas saja melainkan juga asset yayasan yang dipergunakan oleh Universitas. Klasifikasi pemeliharaan atas asset tersebut dapat dibedakan atas :

A. Klasifikasi Pemeliharaan Atas Pemakaian Bersama

Pemeliharaan atas pemakaian bersama meliputi seluruh asset milik yayasan yang digunakan oleh unit yang berada di bawah naungan yayasan seperti gedung, kendaraan, dan fasilitas umum sosial lainnya. Pelaksana dari pemeliharaan atas asset pemakaian bersama dilaksanakan oleh KDA.

ü  Gedung Dan Sarana Umum. Gedung dan sarana umum yang ada selalu digunakan secara bersama-sama oleh unit-unit yang ada. Namun secara teknis pemeliharaannya dapat dibedakan sebagai berikut :

·         Untuk gedung yang digunakan oleh universitas maka pemeliharaan akan dibebankan kepada universitas.

·         Untuk gedung yang digunakan secara bersama oleh universitas dan perguruan maka pemeliharaan dibebankan kepada universitas dan perguruan secara bersama.

ü  Kendaraan Dinas. Kendaraan dinas adalah kendaraan dinas milik yayasan yang dikelola oleh KDA sebagai penanggung jawab dan dapat digunakan oleh unit-unit yang ada dilingkungan yayasan. Selama pemakaian terhadap kendaraan dinas jika terjadi kerusakan pada kendaraan tersebut menjadi tanggung jawab unit pemakai. Dalam hal ini pemakai dapat menggunakan berita acara kerusakan/kecelakaan berdasarkan ketentuan yang diatur oleh KDA.

ü  Fasilitas Laboratorium. Pemeliharaan fasilitas laboratorium komputer, laboratorium ilmu-ilmu dasar, laboratorium bahasa, serta peralatan praktikum lainnya yang berada dan menjadi tanggung jawab KDA. Universitas bersama-sama dengan perguruan sebagai pengguna fasilitas laboratorium akan dikenakan beban biaya pemeliharaan.

ü  Fasilitas Perpustakaan Pemeliharaan fasilitas perpustakaan meliputi buku, majalah, jurnal, skripsi, dan bahan-bahan referensi lainnya yang dikelola menjadi tanggung jawab KDA. Universitas bersama-sama dengan perguruan sebagai pengguna fasilitas perpustakaan akan dikenakan beban biaya pemeliharaan.

B. Klasifikasi Pemeliharaan Atas Pemakaian Milik Universitas

Pemeliharaan atas pemakaian milik universitas merupakan pemeliharaan seluruh sarana prasarana yang dibeli dan dikelola oleh universitas untuk mendukung operasional universitas. Pemeliharaan atas pemakaian milik universitas meliputi:

ü  Fasilitas Proses Belajar Mengajar. Pemeliharaan fasilitas proses belajar mengajar yang terdiri dari Kursi mahasiswa, kursi dosen, meja dosen, white board, laptop, LCD dan alat peraga lainnya serta ruangan belajar yang dikhususkan pemakaiannya untuk universitas menjadi tanggung jawab BSDMU. Dalam melaksanakan proses pengawasan dilapangan, BSDMU akan menunjuk petugas sebagai pengawas dan fasilitator di setiap lantai gedung yang digunakan untuk kegiatan perkuliahan.

ü  Fasilitas Perkantoran. Pemeliharaan fasilitas perkantoran meliputi seluruh fasilitas yang ada dikantor unit kerja yang meliputi lemari, meja, kursi, komputer administrasi, laptop, scanner, kamera, kipas angin, dan fasilitas kantor lainnya menjadi tanggung jawab BSDMU. Dalam melaksanakan tugasnya, BSDMU akan menunjuk unit pengguna sebagai pelaksana pengawasan dilapangan.

ü  Fasilitas Komputer dan Jaringan. Pemeliharaan fasilitas komputer dan jaringan meliputi seluruh computer dan jaringan yang digunakan untuk mengelola sistem informasi terintegrasi di lingkungan universitas menjadi tanggung jawab BAPSI. Dalam melaksanakan tugasnya, BAPSI universitas akan menunjuk unit pengguna sebagai pelaksana pengawasan dilapangan.

2. PROSEDUR PEMELIHARAAN SARANA PRASARANA

A. Prosedur Pemeliharaan Atas Pemakaian Bersama

ü  Gedung Dan Sarana Umum

·         Untuk gedung yang hanya digunakan oleh universitas, maka pemeliharaan sepenuhnya menjadi tanggung jawab universitas.

·         Untuk gedung yang digunakan oleh universitas dan perguruan maka tanggung jawab diberikan kepada salah satu unit secara bergantian dengan jangka waktu 1 (satu) tahun melalui surat keputusan bersama antara rektor, inspektur dan KDA , dan pemeliharaan ditanggung secara bersama.

·         Fasilitas umum yang ada selalu digunakan bersama-sama oleh unit yang ada di lingkungan yayasan, sehingga unit pemakai harus mengajukan jadwal pemakain kepada KDA sebagai penanggung jawab pemeliharaan, namun secara bersama-sama universitas dan perguruan menanggung atas biaya pemeliharaan.

·         Mekanisme pemeliharaan akan diatur oleh KDA sebagai pelaksana teknis pemeliharaan.

ü Kendaraan Dinas

·      Setiap unit pemakai termasuk universitas dan unit dijajarannya agar mengajukan permohonan pemakaian kendaraan dinas kepada KDA minimal 1 hari sebelumnya.

·      Segala biaya yang timbul akibat pemakaian adalah menjadi tanggung jawab unit pemakai.

·      Pemeliharaan atas kendaraan dinas dilaksanakan oleh KDA.

·      Mekanisme pemeliharaan akan diatur oleh KDA sebagai pelaksana teknis pemeliharaan.

ü Fasilitas Laboratorium

·         Semua hal berkaitan dengan pemeliharaan fasilitas laboratorium ada dalam tanggung jawab KDA dengan pelaksananya Kepala laboratorium.

·         Unit penanggungjawab wajib menyampaikan usulan pemeliharaan kepada Ka. KDA

·         Setiap pemakai wajib menjaga dan memelihara semua fasilitas yang dipakai.

·         Mekanisme pemeliharaan akan diatur oleh KDA sebagai pelaksana teknis pemeliharaan.

ü Fasilitas Perpustakaan

·         Semua hal berkaitan dengan pemeliharaan fasilitas perpustakaan ada dalam tanggung jawab KDA dengan pelaksananya Kepala perpustakaan.

·         Unit penanggungjawab wajib menyampaikan usulan pemeliharaan kepada Ka. KDA.

·         Setiap pemakai wajib menjaga dan memelihara semua fasilitas yang dipakai.

·         Mekanisme pemeliharaan akan diatur oleh KDA sebagai pelaksana teknis pemeliharaan.

Alur pemeliharaan milik bersama dapat digambarkan sebagai berikut :

Ka. KDA

UNIT

                                                            1

 

                                                            2

B. Prosedur Pemeliharaan Atas Pemakaian Milik Universitas

ü Fasilitas Proses Belajar Mengajar

·         Semua hal berkaitan dengan pemeliharaan fasilitas proses belajar mengajar ada dalam tanggung jawab BSDMU.

·         Unit pemakai wajib melaporkan tentang kondisi fasilitas yang perlu dilakukan pemeliharaan kepada BSDMU.

·         BSDMU dan R2 menyampaikan usulan pemeliharaan kepada rektor dengan membuat taksasi biaya.

·         Setiap pemakai wajib menjaga dan memelihara semua fasilitas yang dipakai.

ü Fasilitas Perkantoran

·         Semua hal berkaitan dengan pemeliharaan fasilitas kantor ada dalam tanggung jawab pimpinan unit yang bersangkutan.

·         Unit pemakai wajib menyampaikan usulan pemeliharaan kepada R2 melalui BSDMU dengan membuat taksasi biaya.

·         Setiap pemakai wajib menjaga dan memelihara semua fasilitas yang dipakai.

ü Fasilitas Komputer Dan Jaringan

·         Semua hal berkaitan dengan pemeliharaan fasilitas komputer dan jaringan ada dalam tanggung jawab BAPSI.

·         Unit pemakai wajib melaporkan tentang kondisi fasilitas yang perlu dilakukan pemeliharaan kepada BAPSI.

·         BAPSI melalui BSDMU wajib menyampaikan usulan pemeliharaan kepada R2 dengan membuat taksasi biaya.

·         R2 menyampaikan usulan pemeliharaan kepada Rektor.

·         Setiap pemakai wajib menjaga dan memelihara semua fasilitas yang dipakai

Alur pemeliharaan milik universitas dapat digambarkan sebagai berikut:

UNIT

BSDMU/R2

REKTOR

                                                1                                                 2

 

                                                4                                                 3

3. PENANGGUNGJAWAB PEMELIHARAAN SARANA PRASARANA

A. Penanggungjawab Pemeliharaan Atas Pemakaian Bersama

ü Gedung Dan Sarana Umum . Penanggung jawab pemeliharaan dari gedung dan sarana umum yang digunakan secara bersama oleh universitas dan perguruan adalah KDA yang selanjutnya menunjuk unit pengguna sebagai pelaksana di lapangan.

ü  Kendaraan Dinas. Penanggung jawab pemeliharaan dari kendaraan dinas yang digunakan secara bersama oleh universitas dan perguruan adalah KDA yang selanjutnya menunjuk petugas sebagai pelaksana di lapangan.

ü  Fasilitas Laboratorium. Penanggung jawab pemeliharaan dari fasilitas laboratorium yang digunakan secara bersama oleh universitas dan perguruan adalah KDA yang selanjutnya menunjuk Ka. Laboratorium sebagai pelaksana di lapangan.

ü  Fasilitas Perpustakaan. Penanggung jawab pemeliharaan fasilitas perpustakaan yang digunakan secara bersama oleh universitas dan perguruan adalah KDA yang selanjutnya menunjuk Ka. Perpustakaan sebagai pelaksana di lapangan.

B. Penanggungjawab Pemeliharaan Atas Pemakaian Milik Universitas

ü Fasilitas Proses Belajar Mengajar. Penanggung jawab pemeliharaan dari fasilitas proses belajar mengajar dilingkungan universitas secara umum adalah BSDMU, namun secara teknis pengawasan dilapangan dipercayakan kepada unit terkait atau petugas yang ditunjuk dilingkungan universitas.

ü Fasilitas Perkantoran. Penanggung jawab pemeliharaan dari fasilitas perkantoran dilingkungan universitas secara umum adalah BSDMU, namun secara teknis pengawasan dilapangan dipercayakan kepada unit terkait atau petugas yang ditunjuk dilingkungan universitas.

ü Fasilitas komputer dan Jaringan. Penanggung jawab pemeliharaan dari fasilitas komputer dan jaringan dilingkungan universitas secara umum adalah BSDMU, namun secara teknis pengawasan dilapangan dipercayakan kepada unit terkait dilingkungan universitas sebagai user dari fasilitas yang digunakan dan berkoordinasi dengan BAPSI.